Datenschutzbestimmungen

1.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Mandatsvorbereitung erheben wir Unternehmensdaten zu unseren Schweizer Kundenunternehmen und Personendaten zu deren Mitarbeitenden (berechtigte Mitarbeitende), welche an der (künftigen) Executive Search-Vertragsbeziehung beteiligt sind. Dabei handeln wir nach Schweizer Recht, insb. nach den Bestimmungen:

• des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG),
• das Bundesgesetz über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (URG),
• das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) sowie
• den zivilrechtlichen Persönlichkeitsrechtsnormen des ZGB.

Als Datenquellen für unsere Research Professionals werden hierbei ausschliesslich öffentlich zugängliche Websites, berufsbasierte Social Media Plattformen sowie öffentliche bzw. kommerzielle Datenbanken verwendet.

Im Rahmen der Datenerhebung stellen wir sicher, dass unser Kunde zum Zeitpunkt der Erhebung vollumfänglich über diese informiert ist und er in die Lage versetzt wird, die Datenschutz-, Urheber- und Personlichkeitsrechte seiner Mitarbeitenden bzw. der Organisation als solcher, sofern dieser eigene Rechte zustehen, geltend zu machen.

1.2. Datenarten: Wir erheben ausschliesslich solche Personendaten, die für eine professionelle Vorbereitung und reibungslose Durchführung von Executive Search-Mandaten in Zusammenarbeit mit unseren Kunden geboten und nötig sind. Unter vorgenannten Personendaten verstehen wir Kontaktdaten wie Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Fax sowie weitere Personendaten zur aktuellen Position, Abteilung sowie weitere frei zugängliche und relevante CV-Daten.

1.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die Kontaktdaten werden je nach Person und Verwendungszweck in der Kunden-Datenbank sowie in der Mailing-Datenbank abgelegt. Die Kontaktdaten von Ansprechspersonen werden zudem für die Vertragsgestaltung und in anderen für das Executive Search-Verfahren nötigen Dokumenten verwendet. Personendaten, die nicht zu den Kontaktdaten gehören, werden ausschliesslich in der Kunden-Datenbank abgespeichert.

1.4. Verwendungszweck: Die unter 1.2. genannten Personendaten dienen zur optimalen Vorbereitung und zur effizienten Abwicklung der Executive Search-Mandate. Zudem sind sie nötig, um den Executive Search-Prozess reibungslos mit dem Kunden zusammen durchzuführen.

1.5. Datenweitergabe: Eine Datenweitergabe an Dritte ist ausgeschlossen.

1.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus Phase 1 werden nach Mandatsabschluss, insoweit wir aus gesetzlichen Gründen dazu verpflichtet sind, für 10 Jahre aufbewahrt. Alle anderen Personendaten aus Phase 1 werden bei uns nach 5 Jahren gelöscht.

2.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Mandatsdefinition erheben wir ausschliesslich nicht-personenbezogene Unternehmensdaten zum Kundenunternehmen, welche daher nicht unter den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung fallen.

3.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Source & Target Research erheben wir ausschliesslich nicht-personenbezogene Daten zu potenziellen Zielorganisationen (Unternehmen, Behörden etc.), welche daher nicht unter den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung fallen.

4.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Candidate Sourcing / Longlisting erheben wir manuell bzw. vollautomatisch Profildaten (sog. Sourcing-Daten) zu potenziellen Kandidaten (sog. interne Kandidatenprofile), welche sich in den definierten Zielorganisationen befinden und mit einem Genauigkeitsgrad von >80% auf das mit unserem Kunden abgesprochene Idealprofil passen.

Als Datenquellen für unsere Search-Bots bzw. Research Professionals werden hierbei ausschliesslich öffentlich zugängliche Websites, berufs- bzw. fun-basierte Social Media Plattformen sowie öffentliche bzw. kommerzielle Datenbanken verwendet.

Im Rahmen dieser Informationssammlung stellen wir sicher, dass die betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Erhebung diejenigen datenschutzrelevanten Informationen von uns erhalten, zu welchen wir – nach Massgabe des ihnen aufgrund ihrer entsprechenden Territorialitätszugehörigkeit zustehenden Rechts – verpflichtet sind.

Diese Datenerhebung erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO.

Für die Longlist der am wahrscheinlich besten passenden potenziellen Kandidaten werden aus den internen Kandidatenprofilen diejenigen Personendaten (sog. Rumpfdaten) extrahiert, welche für den Longlist-Verwendungszweck benötig werden und in die Longlist übertragen.

4.2. Datenarten: Unter Sourcing-Daten verstehen wir Personendaten wie Firma, Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Position, relevante CV-Daten sowie alle weiteren Informationen zu potenziellen Kandidaten, die für ein sinnvolles Profile-Matching sinnvoll und nötig sind.

Unter Rumpfdaten für die Longlist verstehen wir ausschliesslich Anrede, Titel, Vorname, Name, aktuelle Position, aktueller Arbeitgeber, ev. E-Mail, ev. Telefon.

4.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 4.2. genannten Sourcing-Daten werden manuell bzw. vollautomatisch in den unter 4.1. genannten Quellen erhoben und in unsere interne Datenbank potenzieller Kandidaten (jeweils eine Datenbank pro Executive Search Mandat) überführt.

Unser AI-Profiling bzw. Research Professionals werten die erhaltenen Informationen im Kontext aus und erstellen daraus die internen Kandidatenprofile. Die Daten aus den internen Kandidatenprofile werden im Anschluss durch unsere geschulten Research Professionals verifiziert und wie unter 4.1 ausgeführt für die Longlist aufbereitet.

4.4. Verwendungszweck: Die von uns ausschliesslich intern genutzten Personendaten zu potenziellen Kandidaten werden benötigt, um im entsprechenden Mandat potenzielle Zielpersonen zu eruieren und mit dem gesuchten Idealprofil abzugleichen. Um ein möglichst aussagekräftiges Ergebnis zu erhalten, müssen interne Kandidatenprofile entsprechend bearbeitet und verfiziert werden können.

Zudem besteht ein Interesse beim Kunden nach den Rumpfdaten in der Longlist: Diese sind nötig, damit er diejenigen potenziellen Kandidaten rasch und einwandfrei identifizieren kann, welche er persönlich kennt und welche er daher nicht in den weiteren Verlauf des Executive Search-Prozesses involviert haben möchte.

4.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die interne Datenbank potenzieller Kandidaten haben ausschliesslich unsere mit dem konkreten Mandat betrauten internen Research und Executive Search Professionals. Ein direkter Zugriff auf bzw. eine Weitergabe der darin enthaltenen Personendaten an Dritte – exklusive nachfolgender Ausnahme im Rahmen der eingeschränkten Weitergabe an unseren Kunden in Form der Longlist – ist ausgeschlossen.

Um den unter 4.4. genannten Zweck der Durchsicht potenzieller Kandidaten sowie die Löschung unerwünschter Kandidaten durch den Kunden zu ermöglichen, geben wir ausschliesslich die unter 4.3. genannten Rumpfdaten (im Rahmen einer sog. «Longlist») an den Kunden weiter.

Im Rahmen der eingeschränkten Datenweitergabe an unseren Kunden im Rahmen der Longlist autorisieren wir – auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung – dessen berechtigte Mitarbeitende, die übermittelte Longlist lokal zu speichern, die Datei/en (PDF und/oder Excel-Datei) zu öffnen, die Daten ohne Manipulation zu begutachten und schliesslich die Datensätze potenzieller Kandidaten im entsprechenden Dokument durchzustreichen, welche diese nicht in Phase 5 durch uns angesprochen haben möchten.

4.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus Phase 4 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. SEPTAGON ANALYSIS-interne Datenbank potenzieller Kandidaten: Die Datenbank mit allen internen Kandidatenprofilen wird nach 3 Monaten seit Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats  automatisch gelöscht.
2. Longlist bei SEPTAGON ANALYSIS: Die Longlist wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats für maximal 3 Monate in unserem System abgespeichert und danach automatisch gelöscht.
3. Longlist beim Kunden: Wir weisen den Kunden darauf hin, alle autorisierten Kopien der Longlist innert 3 Monaten nach Mandatsabschluss zu löschen. Wir haben jedoch keinen Einfluss auf deren weitere Nutzung bzw. Bearbeitung, Aufbewahrung oder Löschung durch den Kunden. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir daher keine Gewähr und insoweit auch keine Haftung übernehmen. Hierzu sind betroffene Personen aufgefordert, die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren.

5.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Candidate Contacting bündeln wir bestehende kontaktbasierte Personendaten aus der Longlist und lagern diese in eine separate Datei, die sog. «Calling List» aus. Diese dient ausschliesslich zur Ansprache und wird daher nur intern verwendet. Wir erheben nur dann und insofern weitere kontaktbasierte Personendaten, bzw. korrigieren bestehende Kontaktdaten, insofern sich diese im Rahmen der Ansprache auf der Calling List als nicht richtig erwiesen haben.

Als Datenquellen für die Korrektur der Calling List werden von unseren Research Professionals ausschliesslich öffentlich zugängliche Websites, berufs- bzw. fun-basierte Social Media Plattformen sowie öffentliche bzw. kommerzielle Datenbanken verwendet.

Im Rahmen der Ansprache machen wir potenzielle Kandidaten nochmals auf ihre Persönlichkeits- und Datenschutzrechte aufmerksam, welche ihnen – abhängig von ihrer entsprechenden rechtlichen Territorialitätszugehörigkeit – im Rahmen des Executive Search Mandats bei uns zustehen.

Potenzielle Kandidaten, die wir ansprechen und die ein ausdrückliches Interesse an der von uns vorgestellten Position bekunden, werden von unseren Executive Search Professionals aufgefordert, Ihre Bewerbungsunterlagen bei uns oder, sofern vom Kunden ausdrücklich erwünscht, direkt bei diesem einzureichen.

Falls die Bewerbungsunterlagen diekt an unseren Kunden eingesandt werden (sollen), sind wir für deren weitere Verarbeitung nicht zuständig. In einem solchen Fall ist ab diesem Zeitpunkt ausschliesslich auf die Datenschutzbestimmungen des Kunden zu verweisen. Für diese können wir keine Gewähr bieten und insoweit auch keine Haftung übernehmen.

Eine entsprechende Datenerhebung erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese hingegen nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO.

5.2. Datenarten: Unter vorgenannten kontaktbasierten Personendaten verstehen wir Firma, Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail und Telefon, welche für eine zielgerichtete Ansprache potentieller Kandidaten nötig sind.

Unter Bewerbungsunterlagen verstehen wir alle uns vorbehaltlos von Kandidaten zugestellten Unterlagen zur Bewerbung für die von uns zu vermittelnde Position. Dabei handelt es sich in der Regel um umfangreiche Datensammlungen in der Form von Motivationsschreiben, Curriculum Vitae, Arbeits- und Ausbildungszeugnissen, Angaben zu Referenzen und vergleichbare Dokumente oder Angaben, welche datenschutzrelevante Inhalte aufweisen können.

5.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 5.2. genannten kontaktbasierten Personendaten werden manuell in den unter 5.1. genannten Quellen erhoben und in die Contact List sowie in die interne Datenbank potenzieller Kandidaten überführt resp. gegen die unrichtigen Datensätze ausgetauscht. Nicht korrekte Personendaten werden bei diesem Vorgang automatisch gelöscht.

Bewerbungsunterlagen inkl. der darin enthaltenen und unter 5.2. genannten Personendaten werden bei uns nach Eingang gesichtet, geprüft, in das sog. externe Bewerberdossier (jeweils ein vollständiges externes Bewerberdossier je Kandidat) integriert und für Phase 6 aufbereitet.

5.4. Verwendungszweck: Die (bereinigten) kontaktbasierten Personendaten der Calling List werden für die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten über E-Mail, Telefon, Social Media-Plattformen oder durch persönlichen Kontakt verwendet.

Die Bewerbungsunterlagen mit den darin enthaltenen Personendaten werden für den Vergleich und die Bewertung der Passung des jeweiligen Kandidaten zu der zu besetzenden Position resp. zum mit dem Kunden vereinbarten Idealprofil herangezogen.

5.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die interne Datenbank potenzieller Kandidaten sowie die Calling List haben ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Research und Executive Search Professionals. Ein Zugriff oder deren Weitergabe an den Kunden oder an andere Dritte ist ausgeschlossen.

Zugriff auf Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenen Personendaten haben, sofern der Executive Search-Prozess durch uns weitergeführt wird, ausschliesslich unsere mit dem konkreten Mandat betrauten Research und Executive Search Professionals. Eine Weitergabe an den Kunden oder andere Dritte ist ausgeschlossen.

Sofern der Bewerbungsprozess nach Übergabe der externen Bewerberdossiers ausschliesslich durch den Kunden weitergeführt wird, werden die von uns zu diesem Zweck ausgewählten externen Kandidatendossiers an unseren Hauptansprechpartner beim Kunden übermittelt. Insoweit endet der Executive Search-Prozess für SEPTAGON ANALYSIS. Alle weiteren Prozessschritte/Phasen des Bewerbungsprozesses werden in einem solchen Fall aussschliesslich vom Kunden durchgeführt. Hinsichtlich Datenschutz sind ab diesem Zeitpunkt daher auch ausschliesslich die Datenschutzbestimmungen des Kunden anwendbar.

5.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus Phase 5 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. SEPTAGON ANALYSIS-interne Datenbank potenzieller Kandidaten: Diese wird nach 3 Monaten seit Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats  automatisch gelöscht.
2. SEPTAGON ANALYSIS-interne Calling List: Diese wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats ebenfalls innert 3 Monaten automatisch gelöscht.
3. Bewerbungsunterlagen und externe Bewerberdossiers, sofern bei SEPTAGON ANALYSIS verbleibend: Diese werden nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats automatisch nach 3 Monaten gelöscht.
4. Bewerbungsunterlagen und externe Bewerberdossiers, sofern an Kunde übergeben und von diesem in der Folge weiterbearbeitet: Wir haben keinen Einfluss auf die weitere Nutzung bzw. Bearbeitung, Aufbewahrung oder Löschung durch den Kunden. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir daher keine Gewähr und insoweit auch keine Haftung übernehmen. Hierzu sind betroffene Personen aufgefordert, die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren.

6.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Kandidaten-Interviews erheben wir weitere und ergänzen die bestehenden Daten zum Kandidat durch sog. Interviewdaten, um dessen Eignung für die vorgesehene Führungs- oder Fachspezialistenposition beim Kunden noch besser einschätzen zu können.

Unsere Executive Search Professionals wählen in der Folge aus dem gesamten – pro Mandat zur Verfügung stehenden Kandidatenpool – die fähigsten und geeignetsten Kandidaten aus. Von diesen werden ausgewählte Personendaten in der sog. Shortlist zusammengetragen. Im Weiteren werden alle Verfügbaren Informationen zu einem Kandidaten ausgewertet und im Rahmen einer Zusammenfassung in einem sog. Candidate Report zusammengefasst. Shortlist und die dazugehörigen Candidate Reports werden in der Folge an den Kunden übermittelt.

Eine entsprechende Datenerhebung erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese hingegen nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO.

6.2. Datenarten: Unter vorgenannten Interviewdaten verstehen wir eine Vielzahl unterschiedlicher Personenstands-, Lebenslauf-, Lohn-, Stellen- und Positions-, Erfahrungs-, Motivations-, Kompetenz- und Fähigkeitsdaten etc., welche unsere Interview Specialists bzw. Executive Search Professionals im Rahmen der Kandidateninterviews vorbehaltlos von Seiten der Kandidaten mitgeteilt erhalten.

Im Rahmen der Shortlist werden die wichtigsten Daten zusammengetragen, welche dem Kunden einen raschen Kurzüberblick über die Fähigkeiten, bisherigen Erfahrungen und die Eignung sowie die besonderen Stärken und Schwächen des jeweiligen Kandidaten vermitteln.

Die Candidate Reports enthalten Personen- und Kontaktdaten, eine Zusammenfassung der wichtigsten CV- und weiterer bewerbungsrelevanter Daten zum Kandidaten sowie alle vom Kandidaten eingereichten Bewerbungsunterlagen. Zudem enthalten die Candidate Repots individuelle Einschätzungen unserer Interview Specialists bzw. Executive Search Professionals zu diversen Bereichen, die für eine umfassende Bewertung durch den Kunden – hinsichtlich persönlichem Fit und inhaltlicher Eignung des Kandidaten für die vorgesehene Position –  wichtig sind.

6.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 6.2. genannten Interviewdaten werden manuell als Notizen während der Interviews oder mit ausdrücklichem Einverständnis des jeweiligen Kandidaten auf Ton- und Videospur aufgezeichnet und anschliessend in Textform transkribiert.

Im Rahmen der Shortlist- und Candidate Reports-Erstellung findet eine Verdichtung bzw. ein Zusammenzug statt. Wir führen eine manuelle bzw. vollautomatische, auf Massgeblichkeitsgesichtspunkte hin ausgerichtete Auswertung aller Kandidateninformationen durch. Dabei berücksichten wir alle Daten aus unserer internen Kandidatendatenbank, den vom Kandidaten eingereichten Bewerbungsunterlagen sowie den Notizen bzw. Transkripten aus den Interviews.

6.4. Verwendungszweck: Der Verwendungszweck von Kandidateninterviews, Shortlist und Candidate Reports erschliesst sich aus den unter 6.1. bis 6.3. deklarierten Inhalten.

6.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die Interviewdaten haben ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Interview Specialists und Executive Search Professionals. Ein Zugriff oder eine Weitergabe solcher Daten an Kunden oder Dritte ist ausgeschlossen.

Zugriff auf die Shortlist sowie die Candidate Reports und die darin enthaltenen Personendaten haben im Rahmen deren Erstellung ausschliesslich unsere mit dem konkreten Mandat betrauten Executive Search Professionals.

Nach Fertigstellung der Shortlist und der Candidate Reports, werden diese als PDF-Dokumente an unseren Hauptansprechpartner beim Kunden übermittelt. Im Rahmen einer solchen Datenweitergabe an unseren Kunden autorisieren wir – auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung – dessen berechtigte Mitarbeitende, die übermittelte Shortlist und die Candidate Reports lokal zu speichern, die entsprechenden PDF-Dateien zu öffnen, die darin enthaltenen Daten ohne Manipulation zu begutachten und uns schliesslich schriftlich oder telefonisch mitzuteilen, welche der Shortlist-Kandidaten sie kennenlernen und in Phase 7 einladen möchten.

6.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus Phase 6 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. Interviewdaten: Sämtliche Notizen und Transkripte werden nach 3 Monaten seit Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats  automatisch gelöscht.
2. Shortlist und Candidate Reports bei SEPTAGON ANALYSIS: Diese werden nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats ebenfalls innert 3 Monaten automatisch gelöscht.
3. Shortlist und Candidate Reports beim Kunden: Wir weisen den Kunden darauf hin, alle autorisierten Kopien der Shortlist und der Candidate Reports innert 3 Monaten nach Mandatsabschluss zu löschen. Wir haben jedoch keinen Einfluss auf deren weitere Nutzung bzw. Bearbeitung, Aufbewahrung oder Löschung durch den Kunden. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir daher keine Gewähr und insoweit auch keine Haftung übernehmen. Hierzu sind betroffene Personen aufgefordert, die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren.

7.1. Datenerhebung: Um Referenz-Checks durchführen zu können, sind Shortlist-Kandidaten verpflichtet, uns entsprechende Referenzpersonen zu nennen. Diese müssen vom Shortlist-Kandidaten vorab informiert resp. deren Erlaubnis zur Freigabe deren Kontaktdaten (sog. Referenzgeber-Kontaktdaten) eingeholt sein, bevor unsere Executive Search Professionals mit solchen Drittpersonen in Kontakt treten dürfen. Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, werden die Referenzgeber kontaktiert und bei diesen alle nötigen Referenzauskünfte eingeholt (sog. Referenzauskünfte).

Die Datenerhebung im Rahmen der Referenz-Checks erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese hingegen nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO.

Im Rahmen von Assessment Center-Verfahren werden, sofern inhouse durch unsere Assessment Specialists durchgeführt, weitere für die Fähigkeits- und Kompetenzprüfung nötige Informationen erhoben. In diesem Zusammenhang ist auf die spezifischen Datenschutzbestimmungen hinzuweisen, welche wir für unsere Assessment Center einsetzen. Diese werden jedem Shortlist-Kandidaten vor Antritt eines Assessments individuell abgegeben und entsprechend zur Kenntnis gebracht.

Da die Dienstleistung «Assessment Center» durch Kunden wahlweise auch bei Drittanbietern gebucht werden kann, weisen wir unsere Shortlist-Kandidaten darauf hin, dass auf Assessments bei Drittanbietern ausschliesslich deren Datenschutzbestimmungen zur Anwendung kommen und verweisen betroffene Personen, direkt mit dem entsprechenden Assessment Center-Anbieter Kontakt aufzunehmen.

7.2. Datenarten: Unter vorgenannten Referenzgeber-Kontaktdaten verstehen wir Anrede, Vorname, Name, Telefon, E-Mail und Informationen zum Verhältnis zwischen Referenzgeber und Shortlist-Kandidat: Woher und wie lange kennen sie sich, in welcher Beziehung stehen sie zueinander etc.?

Unter vorgenannten Referenzauskünften verstehen wir hingegen alle Daten und Informationen, welche wir vom Referenzgeber zum Shortlist-Kandidaten und unter dem Siegel der Vertraulichkeit erhalten haben.

7.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 7.2. genannten Referenzgeber-Kontaktdaten erhalten wir in der Regel vom Shortlist-Kandidaten in elektronischer Form.

Die Referenzauskünfte werden während der Referenzgeber-Interviews manuell in Form von Notizen oder mit ausdrücklicher Zustimmung des jeweiligen Referenzgebers auf Ton- und Videospur aufgezeichnet und anschliessend in Textform transkribiert.

7.4. Verwendungszweck: Referenz-Checks können ein wichtiges Mittel sein, um den Eindruck zu einem Shortlist-Kandidaten abzurunden, d.h. bestimmte Stärken oder Schwächen zu bestätigen bzw. in Frage zu stellen. Sie dienen dazu, weitere wichtige Aspekte oder Hinweise zur Eignung von Shortlist-Kandidaten zu erhalten.

7.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die Referenzgeber-Kontaktdaten, erhalten ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Executive Search Professionals.

Die Resultate der Referenzauskünfte, d.h. die durch diese vermittelten Informationen, geben wir in Form eines Referenz-Check Dokuments an unseren Kunden weiter. Das Dokument wird als PDF an unseren Hauptansprechpartner beim Kunden übermittelt. Im Rahmen einer solchen Datenweitergabe an unseren Kunden autorisieren wir – auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung – seine berechtigten Mitarbeitenden, das übermittelte Referenz-Check Dokument lokal zu speichern, die entsprechende PDF-Datei zu öffnen, die darin enthaltenen Daten ohne Manipulation zu begutachten und uns schliesslich schriftlich oder telefonisch mitzuteilen, ob und in welcher Art die Referenzinformationen für die weitere Kandidatenauswahl von Bedeutung sein sollen.

7.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus Phase 7 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. Referenzgeber-Kontaktdaten: Diese werden nach 3 Monaten seit Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats  automatisch gelöscht.
2. Referenzauskünfte: Sämtliche Notizen und Transkripte werden nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats ebenfalls innert 3 Monaten automatisch gelöscht.
3. Referenz-Check Dokumente bei SEPTAGON ANALYSIS: Auch diese werden nach 3 Monaten seit Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats automatisch gelöscht.
4. Referenz-Check Dokumente beim Kunden: Wir weisen den Kunden darauf hin, alle autorisierten Kopien der Referenz-Check Dokumente innert 3 Monaten nach Mandatsabschluss zu löschen. Wir haben jedoch keinen Einfluss auf deren weitere Nutzung bzw. Bearbeitung, Aufbewahrung oder Löschung durch den Kunden. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir daher keine Gewähr und insoweit auch keine Haftung übernehmen. Hierzu sind betroffene Personen aufgefordert, die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren.

8.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Endauswahl der Shortlist-Kandidaten durch den Kunden, unserer etwaigen Unterstützung von Kunde und Top-Kandidaten bei den Vertragsverhandlungen bzw. der finalen Vertragsunterzeichnung erheben wir keine personenbezogene Daten.

9.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Mandatsabschluss und des Versands der sog. Closing-Out Letters erheben wir keine personenbezogene Daten.

Für einen reibungslosen Ablauf von Executive Search-Mandaten ist es nötig, Personendaten nicht nur bei uns intern zu erheben und zu bearbeiten, sondern diese auch – je nach Zweck – teilweise oder ganz mit berechtigten Mitarbeitenden unseres Kunden zu teilen. In welchen Bereichen dies aus Prozesszwecken nötig und unumgänglich ist, legen wir in dieser Datenschutzerklärung detailliert dar.

Eine andere, als die in dieser Datenschutzerklärung daher detailliert ausgeführte, von uns autorisierte Nutzung von Personendaten, welche wir unseren Kunden im Rahmen von Longlists, Shortlists, Candidate Reports etc. zur Verfügung stellen, ist nicht von uns autorisiert und daher auch nicht durch diese Datenschutzerklärung abgedeckt.

Wir können nicht vollständig ausschliessen, dass es bei unseren Kunden – gegen unsere ausdrückliche Ermächtigung – zu einer nicht autorisierten Datennutzung – in welcher Form auch immer – kommen kann.

Zum Beispiel, wenn der Kunde die von uns erhaltenen Personendaten nicht nur an die berechtigten Mitarbeitenden, sondern auch an weitere Mitarbeitende übergibt oder technisch nicht genügend schützt, sodass auch nicht-berechtigte Mitarbeitende darauf Zugriff erhalten. Oder, wenn der Kunde z.B. die von uns übermittelten Personendaten in einer anderen Art nutzt, als vom dafür vorgesehenen Zweck im Rahmen von Executive Search-Mandaten erlaubt ist, wie für Werbe- und Promotionszwecke. Oder, wenn der Kunde z.B. eigene Datensatzerweiterungen bzw. jegliche anderweitige Datenmanipulationen an den von uns übermittelten Daten vornimmt, die wir nicht autorisiert haben und daher nicht durch diese Datenschutzerklärung abgedeckt ist etc.

Sollten entsprechende Widerhandlungen beim Kunden erfolgt sein, fallen diese ausschliesslich und vollumfänglich unter die Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden. Hierfür können wir keine Gewähr und insoweit auch keine Haftung übernehmen.

In einem entsprechenden Fall bitten wir betroffene Personen direkt mit unserem Kunden Kontakt aufzunehmen.

Können betroffene Personen in einem solchen Fall nicht eruieren, wer der Kunde bzw. wer der richtige Ansprechpartner beim Kunden ist, können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Sofern ein begründeter und nicht rein querulatorischer Fall vorzuliegen scheint, sind wir gesetzlich verpflichtet, betroffenen Personen die Identität unseres Kunden resp. die Kontaktdaten zu einem unserer Ansprechpartner beim Kunden bekannt zu geben, damit betroffene Personen ihre Rechte geltend machen können. Sie erreichen unseren Datenschutzbeaufragten unter folgender Adresse:

SEPTAGON ANALYSIS GmbH, Verwaltung | Rechtsdienst | Datenschutz, Postfach, CH-9014 St. Gallen, über die e-Mail datenschutz(ät)septagon.ch oder direkt über unser Kontaktformular.