Datenschutzbestimmungen

1.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Mandatsvorbereitung erheben wir Unternehmensdaten zu unseren Schweizer Kundenunternehmen und Personendaten zu deren Mitarbeitenden, welche an der (künftigen) Executive Search-Vertragsbeziehung beteiligt sind. Dabei handeln wir nach Schweizer Recht, insb. den Bestimmungen:

• des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG),
• das Bundesgesetz über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte (URG),
• das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) sowie
• den zivilrechtlichen Persönlichkeitsrechtsnormen des ZGB.

Dabei erheben wir ausschliesslich solche Daten, die für eine professionelle Vorbereitung und reibungslose Durchführung von Executive Search-Mandaten im Sinne unserer Kunden geboten und nötig sind.

1.2. Datenarten: Unter vorgenannten Personendaten verstehen wir Kontaktdaten wie Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Fax sowie weitere Personendaten zur aktuellen Position, Abteilung sowie weitere frei zugänglichen und relevante CV-Daten.

1.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die Kontaktdaten werden je nach Person und Verwendungszweck in der Kunden-Datenbank sowie der Mailing-Datenbank abgelegt. Die Kontaktdaten von Ansprechspersonen werden zudem für die Vertragsgestaltung und in weiteren für das Executive Search-Verfahren nötigen Dokumenten verwendet. Personendaten, die nicht zu den Kontaktdaten gehören, werden ausschliesslich in der Kunden-Datenbank abgespeichert.

1.4. Verwendungszweck: Die unter 1.2. genannten Personendaten dienen zur optimalen Vorbereitung und zur effizienten Abwicklung der Mandatsabwicklung. Zudem sind diese nötig, um den Executive Search-Prozess reibungslos für den Kunden durchzuführen.

1.5. Datenweitergabe: Eine Datenweitergabe findet nicht statt.

1.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus der Mandatsvorbereitung werden nach Mandatsabschluss, sofern wir aus gesetzlichen Gründen dazu verpflichtet sind, für 10 Jahre aufbewahrt. Alle anderen Personendaten werden nach spätestens 5 Jahren gelöscht.

2.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Mandatsdefinition erheben wir ausschliesslich nicht-personenbezogene Unternehmensdaten zum Kundenunternehmen, welche daher nicht unter den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung fallen.

3.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Source & Target Research erheben wir ausschliesslich nicht-personenbezogene Daten zu potenziellen Zielorganisationen (Unternehmen, Behörden etc.), welche daher nicht unter den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung fallen.

4.1. Datenerhebung: Im Rahmen des Kandidaten*innen-Sourcing / Longlisting erheben wir manuell bzw. vollautomatisch ausschliesslich Personendaten zu potenziellen Kandidaten, welche sich in den definierten Zielorganisationen befinden und mit einem Genauigkeitsgrad von >80% auf das mit unserem Kunden abgesprochene Idealprofil passen. Diese Datenerhebung erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese hingegen nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO. Als Datenquellen für unsere Search-Bots bzw. Research Professionals werden hierbei ausschliesslich öffentlich zugängliche Websites, berufs- bzw. fun-basierte Social Media Plattformen sowie öffentliche bzw. kommerzielle Datenbanken verwendet.

4.2. Datenarten: Unter vorgenannten Personendaten verstehen wir Firma, Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail, Telefon, Position, relevante CV-Daten sowie alle weiteren Daten, die für ein sinnvolles Profile-Matching eines potentiellen Kandidaten nötig sind.

4.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 4.2. genannten Personendaten werden manuell bzw. vollautomatisch in den unter 4.1. genannten Quellen erhoben und in unsere interne Datenbank potenzieller Kandidaten überführt. Unser AI-Profiling bzw. Research Professionals werten die erhaltenen Personendaten im Kontext aus und erstellen daraus sog. interne Kandidatenprofile. Die persönlichen Daten der internen Kandidatenprofile werden im Anschluss durch unsere geschulten Research Professionals verifiziert und für die Longlist aufbereitet. Für die Longlist werden aus diesen ausschliesslich folgende Personendaten (sog. Rumpfdaten) extrahiert : Anrede, Titel, Vorname, Name, aktuelle Position, aktueller Arbeitgeber, ev. E-Mail, ev. Telefon. Diese Rumpfdaten sind nötig, damit der Kunden potenzielle Kandidaten einwandfrei identifizieren kann, welche er persönlich kennt und daher nicht in den Executive Search Prozess involvieren möchte.

4.4. Verwendungszweck: Die von uns intern genutzten Personendaten zu potenziellen Kandidaten werden benötigt, um im entsprechenden Mandat potenzielle Zielpersonen festzustellen, zu evaluieren und mit dem gesuchten Idealprofil abzugleichen. Um einen möglichst aussagekräftigen Datensatz zu erhalten, müssen diese entsprechend bearbeitet und verfiziert werden.

Zudem besteht ein Interesse beim Kunden, Personen aus der Longlist auszuscheiden, welche dieser bereits persönlich kennt und für die avisierte Position daher nicht in Betracht ziehen möchte.

4.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die interne Datenbank potenzieller Kandidaten haben ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Research und Executive Search Professionals. Ein Zugriff oder eine Weitergabe der darin enthaltenen Daten – siehe nachfolgende Ausnahme unter 4.5.1. – an Kunden ist daher vollumfänglich ausgeschlossen. Eine Weitergabe an Dritte ist ebenfalls vollmfänglich ausgeschlossen.

4.5.1. Eingeschränkte Datenweitergabe an Kunden: Um den unter 4.4. genannten Zweck der Durchsicht potenzieller Kandidaten sowie die Löschung unerwünschter Kandidaten durch den Kunden zu ermöglichen, geben wir die unter 4.3 genannten Rumpfdaten im Rahmen der Longlist an die vom Kunden bezeichneten Mitarbeitenden weiter. Ferner autorisieren wir diese auf Grundlage dieser Datenschutzerklärung, die übermittelten Rumpfdatensammlungen (in Form der vertrauliche Longlist) lokal zu speichern, die Datei/en (PDF und/oder Excel-Datei) zu öffnen, die Daten ohne Manipulation zu begutachten und schliesslich die Datensätze potenzieller Kandidaten durchzustreichen bzw. direkt zu löschen, welche diese nicht in Phase 5 durch uns angesprochen haben möchten.

4.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus der Phase 4 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. SEPTAGON ANALYSIS-interne Datenbank potenzieller Kandidaten: Diese wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats innert 10 Tagen automatisch gelöscht.
2. Longlist bei SEPTAGON ANALYSIS: Diese wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats für maximal 6 Monate in unserem System abgespeichert und danach automatisch gelöscht.
3. Longlist beim Kunden: Wir weisen den Kunden darauf hin, alle abgespeicherten Kopien der Rumpfdatensammlung umgehend nach der Retournierung der gemäss 4.5.1. bearbeiteten Longlist an uns zu löschen. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir keine Gewähr und daher auch keine Haftung übernehmen. Hierzu ist die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren.

5.1. Datenerhebung: Im Rahmen der Kandidaten*innen-Erstansprache / Contacting bündeln wir bestehende kontaktbasierte Personendaten aus der Longlist in einer separaten Calling List. Wir erheben nur dann und insofern weitere kontaktbasierte Personendaten, sofern sich Kontaktdaten auf der Calling List als inkorrekt erweisen sollten.

Potenzielle Kandidaten, die wir angesprochen haben und die ein ausdrückliches Interesse an der von uns vorgestellten Position bekunden, werden nun aufgefordert, Ihre Bewerbungsunterlagen (in der Regel CV, Arbeits- und Ausbildungszeugnisse) bei uns – oder in vereinzelten Fällen, sofern vom Kunden gewünscht, direkt bei diesem – einzureichen. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Datenerhebung mit vollem Einverständnis der betroffenen Personen. Falls die Bewerbungsunterlagen diekt an unseren Kunden eingesandt werden (sollen), sind wir für die weitere Verarbeitung nicht mehr zuständig. In einem solchen Fall ist vollumfänglich auf die Datenschutzbestimmungen des Kunden zurückzugreifen. Für diese können wir keine Gewähr bieten und übernehmen daher auch keine Haftung.

Eine entsprechende Datenerhebung erfolgt für Personen in der Schweiz nach Massgabe des Schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG); für Personen im EU/EFTA-Ausland erfolgt diese hingegen nach Massgabe der Bestimmungen der europäischen DSGVO. Als Datenquellen für die Korrektur der Calling List werden von unseren Research Professionals ausschliesslich öffentlich zugängliche Websites, berufs- bzw. fun-basierte Social Media Plattformen sowie öffentliche bzw. kommerzielle Datenbanken verwendet.

5.2. Datenarten: Unter vorgenannten kontaktbasierten Personendaten verstehen wir Firma, Anrede, Titel, Vorname, Name, E-Mail und Telefon, welche für eine zielgerichtete Ansprache potentieller Kandidaten unumgänglich sind.

Unter Bewerbungsunterlagen verstehen wir alle uns vorbehaltlos von Kandidaten zugestellten Unterlagen zur Bewerbung für die von uns zu vermittelnde Position. Dabei handelt es sich in der Regel um umfangreiche Datensammlungen in der Form von CV, Arbeits- und Ausbildungszeugnissen, Angaben zu Referenzen und dergleichen, welche datenschutzrelevante Inhalte aufweisen.

5.3. Datenbearbeitung & -verarbeitung: Die unter 5.2. genannten kontaktbasierten Personendaten werden manuell in den unter 5.1. genannten Quellen erhoben und in die Contact List sowie in die interne Datenbank potenzieller Kandidaten überführt resp. gegen die unrichtigen Datensätze ausgetauscht. Nicht korrekte Personendaten werden bei diesem Vorgang automatisch gelöscht.

Die Bewerbungsunterlagen inkl. der darin enthaltenen und unter 5.2. genannten Personendaten werden bei uns nach Eingang gesichtet, geprüft, in ein individuelles Bewerberdossier je Kandidat integriert und für Phase 6 aufbereitet.

5.4. Verwendungszweck: Die (bereinigten) kontaktbasierten Personendaten der Calling List werden ausschliesslich für die direkte Ansprache potenzieller Kandidaten über E-Mail, Telefon oder durch persönlichen Kontakt benutzt.

Die Bewerbungsunterlagen mit den darin enthaltenen Personendaten werden ausschliesslich für den Vergleich und die Bewertung der Passung des jeweiligen Kandidaten zur zu besetzenden Position resp. zum mit dem Kunden vereinbarten Idealprofil herangezogen.

5.5. Datenweitergabe: Zugriff auf die interne Datenbank potenzieller Kandidaten sowie die Calling List haben ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Research und Executive Search Professionals. Ein Zugriff oder eine Weitergabe der darin enthaltenen Daten and Kunden oder Dritte ist vollumfänglich ausgeschlossen.

Zugriff auf Bewerbungsunterlagen und die darin enthaltenen Personendaten haben, sofern der Executive Search-Prozess durch SEPTAGON ANALYSIS weitergeführt wird, ausschliesslich die mit dem konkreten Mandat betrauten Research und Executive Search Professionals. Eine Weitergabe an den Kunden oder Dritte ist ausgeschlossen. Sofern mit dem Kunden anderweitig vereinbart, werden sämtliche valablen Kandidatendossiers an unseren Hauptansprechpartner beim Kunden übermittelt. Insoweit endet der Executive Search-Prozess für SEPTAGON ANALYSIS. Alle weiteren Prozessschritte/Phasen werden in einem solchen Fall aussschliesslich vom Kunden durchgeführt. Hinsichtlich Datenschutz sind ab diesem Zeitpunkt ausschliesslich die Datenschutzbestimmungen des Kunden massgeblich.

5.6. Datenaufbewahrung & -löschung: Personendaten aus der Phase 5 werden wie folgt bei uns aufbewahrt bzw. gelöscht:

1. SEPTAGON ANALYSIS-interne Datenbank potenzieller Kandidaten: Diese wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats innert 10 Tagen automatisch gelöscht.
2. SEPTAGON ANALYSIS-interne Calling List: Diese wird nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats ebenfalls automatisch innert 10 Tagen gelöscht.
3. Bewerbungsunterlagen, sofern bei SEPTAGON ANALYSIS verbleibend: Diese werden nach Abschluss des entsprechenden Executive Search-Mandats automatisch innert 30 Tagen gelöscht.
4. Bewerbungsunterlagen, sofern an Kunde übergeben: Wir haben keinen Einfluss auf die weitere Nutzung bzw. Bearbeitung, Aufbewahrung oder Löschung beim Kunden. Ob und wie die Löschung beim Kunden erfolgt, dafür können wir daher keine Gewähr und auch keine Haftung übernehmen. Hierzu ist die Datenschutzerklärung des Kunden zu konsultieren (siehe zum Vorgehen analog die Bestimmungen von 4.5.1).

Für einen reibungslosen Ablauf von Executive Search-Mandaten ist es nötig, Personendaten nicht nur bei uns intern zu erheben und zu bearbeiten, sondern diese auch mit ausgewählten Mitarbeitenden bei unserem Kunden zu teilen. In welchen Bereichen dies aus Prozesszwecken nötig und unumgänglich ist, legen wir in dieser Datenschutzerklärung detailliert dar.   

Eine andere, als die in dieser Datenschutzerklärung detailliert ausgeführte, von uns autorisierte Nutzung von Personendaten, welche wir unseren Kunden im Rahmen von Longlists, extended Shortlists etc. zur Verfügung stellen, ist nicht von uns autorisiert und daher auch nicht durch diese Datenschutzerklärung abgedeckt.

Wir können nicht ausschliessen, dass es bei unseren Kunden – gegen unsere ausdrückliche Ermächtigung – zu einer nicht authorisierten Datennutzung in welcher Form auch immer kommen kann. Zum Beispiel, wenn der Kunde die von uns erhaltenen Personendaten nicht nur an die genau bezeichneten, mit dem Executive Search-Mandat betrauten, sondern auch an weitere Mitarbeitende übergibt oder, wenn der Kunde eigene Datenerhebungen, Datenanreicherungen oder anderweitige Datenmanipulationen durchführt. Sollten solche erfolgen, fallen diese ausschliesslich und vollumfänglich unter die Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden. Hierfür können wir keine Gewähr und daher auch keine Haftung übernehmen.

In einem entsprechenden Fall bitten wir betroffene Personen direkt mit unserem Kunden Kontakt aufzunehmen. Können Sie nicht eruieren, wer der richtige Ansprechpartner in einem solchen Fall beim Kunden ist, können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Falls tatsächlich ein begründeter und nicht rein querulatorischer Fall vorzuliegen scheint, sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihnen als direkt betroffene Personen die Identität unseres Kunden resp. die Kontaktdaten zu einem unserer Ansprechpartner beim Kunden bekannt zu geben, damit Sie ihre Datenschutzrechte geltend machen können. Sie erreichen unseren Datenschutzbeaufragten unter folgender Adresse: 

SEPTAGON ANALYSIS GmbH, Rechtsdienst & Datenschutz, Postfach, CH-9014 St. Gallen oder über die e-Mail datenschutz(ät)septagon.ch bzw. unser Kontaktformular.